Este es el segundo artículo de la serie principios de estrategia empresarial, enfocado en este caso en bajar costos.
Me costó mucho decidir sobre que escribir. Bajar costos en empresa es uno de los temas más estudiados y analizados en negocios. Gran parte de lo que estudié en Ingeniería Industrial está orientado a esto, así que de cierta forma siento que es resumir 6 años de universidad en un artículo, lo que es absurdo.
Sin embargo, casi la totalidad de lo enseñado en este tema está orientado en grandes empresas. Por eso haré un esfuerzo para enfocarme en emprendimientos y pequeños negocios. Por lo tanto, nada de Six-Sigma hoy, lo siento mucho.
Maneja tu inventario
El control de inventario es uno de los problemas clásicos en el mundo de los negocios, con una gran cantidad de investigación detrás de esto. El problema de inventario es básicamente cuántas unidades de los productos que vendo tengo que mantener en bodega. Encontrar el óptimo depende de una gran cantidad de variables que no ahondaré, especialmente considerando que este artículo se enfoca en emprendimientos y pequeñas empresas. Pero si es importante que conozcas la base para ser consciente de los costos que incurres.
Conceptos clave de un inventario
Todo producto que fabricas o compras para vender tiene un costo de oportunidad, es decir, el dinero ocupado en esto podría haber sido ocupado en otro tipo de actividad. Un ejemplo sencillo es que si gastas todo tu dinero comprando los productos que revenderás, después no tienes para gastar en marketing y ventas. Pierdes la oportunidad de gastar en publicidad ya que todo se fue en inventario.
El inventario que mantienes incurre en un costo de bodega. Quizás en este momento no veas ese costo, pero al momento que el negocio crece es necesario tener espacio dedicado y personal que se enfoque en administrarlo.
Cuando un cliente demanda uno de tus productos y ya no te quedan en inventario, se le dice quiebre de stock. En algunas industrias tener quiebre de stock tiene un costo explicito, usualmente en la forma de multa al no cumplir contrato. Pero muchas veces, especialmente en negocios retail, el quiebre de stock no tiene un costo visible, pero si uno implícito. Más allá de la venta que no se efectuó, hay un costo de credibilidad en la marca y pérdida de clientes recurrentes.
Mantener el equilibrio
Es por esto, que un negocio siempre tiene que estar en la búsqueda del equilibrio que le permita no sufrir quiebres de stock, pero al mismo tiempo bajar costos asociados al inventario. Para llegar al óptimo se consideran muchas variables. Hay dos que creo relevante mencionar para negocios pequeños: tiempo de reposición de inventario y economías de escala al comprar al por mayor.
Puede que tengas un proveedor que sea muy rápido en entregarte la mercadería, por lo que no necesitas mantener mucho inventario ya que se va reponiendo rápidamente. Sin embargo, muchas veces eso va acompañado de un mayor costo por unidad. ¿El tener bajo costo de bodega y baja probabilidad de quiebre de stock sopesa el mayor costo de los productos o insumos?
Al otro lado se encuentran las compras al por mayor. Obtienes un costo bajo por unidad, pero tienes que considerar el alto costo de bodegaje asociado. Además, si este se pide a China por ejemplo, el tiempo de reposición es bien alto, lo que arriesga a un quiebre si la demanda por los productos es errática.
Encuentra el cuello de botella
En un proceso hay varios eslabones que funcionan en cadena para producir un resultado. Usualmente los eslabones son personas o máquinas efectuando una actividad. El eslabón de la cadena que funciona más lento se le dice cuello de botella, y si no se aborda termina demorando el proceso en su conjunto. Demás está decir que si los procesos en tu empresa se retrasan incurres en mayores costos. Horas extra de empleados, pérdida de ventas o multas por incumplimiento, por decir solo un par.
Cuellos de botella fuera de la cadena productiva
Cuellos de botella en procesos productivos se ven todos los días, y hay diversas formas de abordarlo como aumentar la capacidad, mejorar la velocidad de procesamiento o tener eslabones en paralelo. Encuentro más interesante llevar este tipo de análisis a todo tipo de procesos en una empresa.
Por ejemplo en el proceso de diseñar y ejecutar una estrategia comercial nueva, están involucrados distintas áreas y gerentes de una empresa. Diversos entregables entre distintas áreas y muchas decisiones por tomar. Y siempre de alguna forma hay retrasos provocados por cuellos de botella, personas que por alguna razón no hacen su parte a tiempo. No necesariamente este cuello de botella es por personas irresponsables, puede ser un problema de comunicación o sobre carga de responsabilidades. Bien puede ser que tu seas el cuello de botella, muchas veces la fuente de retraso es porque el fundador o algún gerente centraliza muchas decisiones.
Analiza todos los procesos en tu empresa e identifica donde pueden haber eslabones que impiden el flujo del trabajo y podrían retrasar todo. Identificar el problema es el primer paso para bajar costos.
Dejando atrás la empresa tradicional
Tradicionalmente las empresas hacen todos sus procesos de forma interna con poca adaptabilidad a nuevas formas de trabajo. Hoy en día cada vez es más común la descentralización de trabajo, dando oportunidades a nuevas formas de manejar un negocio.
Externaliza lo que no es esencial
Externalizar o subcontratar trabajo es de las prácticas más comunes de la última década, ya sea con empresas de outsourcing o directamente en plataformas de trabajadores freelance. También hace unos años se ocupa el término uberizar, donde se tiene una gran cantidad de trabajadores independientes autónomos que ofrecen servicios a la empresa. Contratar personas en estas modalidades permite bajar costos de recursos humanos sin sacrificar calidad.
Lo que si es importante tener en consideración, es que hay que evitar externalizar trabajo que es parte del núcleo de tu empresa. Si tu empresa se basa en software, no lo desarrolles con personas en modalidad freelance. El software siempre se actualiza y se le hace mantenimiento periódicamente, al no tener un equipo dentro de tu empresa dedicado a esto corres riesgos y mayores riesgos a largo plazo.
Una vez que comiences a buscar talentos para externalizar tu trabajo, te sorprenderá encontrar varios tipos de talentos que ofrecen muchas plataformas de subcontratación como Freelancer, Fiverr o Workana. Desde asistentes virtuales hasta contadores, encontrarás todo tipo de profesionales que puedes contratar fácilmente por proyecto. Lo mejor de lugares como este es que puedes contratar profesionales por tarifas más bajas que las que pagarías a tus empleados y así bajar costos.
Deshazte de la oficina
Oficina es uno de las cosas que muchos emprendedores valoran al principio. Cuando abrí mi primera oficina me sentí increíble. Pero rápidamente los costos empiezan a aparecer: arriendo, limpieza, luz, internet, cafe, etc. ¿Pero es crítico para tu negocio?
El 2020 nos ha mostrado que es posible trabajar de forma remota. ¿Ha sido el trabajo de esta forma efectivo? Depende de muchos factores. Evalúa si es necesario para el trabajo que tu empresa hace mantener una oficina. Hay veces que procesos críticos tienen que ser presenciales y se incurren en costos al tener tu equipo fuera. Pero lo más probable es que realmente no necesitas una oficina, solo aprender, dar las condiciones y capacitar a tu equipo para que el trabajo se haga de buena forma.
No olvides velar por el bienestar de tu equipo. Muchos no están cómodos trabajando en sus casas y considerar opciones como espacios de coworking es relevante. De cualquier forma, los beneficios serán mayores.
Contrata personas de todo el mundo
Una vez que te deshaces de la oficina y tienes un equipo 100% distribuido, deja de tener sentido solo contratar personas de la misma ciudad o país. Hay muchos países donde el nivel de vida es más barato y puedes tener profesionales altamente capacitados a un menor costo.
Más aún, lo que obtienes en mayor diversidad puede ser valioso y un factor ventajoso. Por otro lado, tener personas en otros países puede ser útil si tu empresa planea expandirse internacionalmente. Obviamente tiene sus dificultades, pero no deseches la oportunidad de tener un equipo con diversidad geográfica y cultural.
Evalúa bien si hacerlo de forma interna o contratar un proveedor
He visto muchos fundadores y gerentes que no analizan bien las diferencias entre contratar una empresa o servicio externo, o hacerlo con personal interno de la empresa. A priori no es fácil cuál de las dos es mejor. Muchos emprendedores caen en la política de hacerlo todo internamente ya que no tienen dinero para adquirir esos servicios. Lo que fallan en darse cuenta, es que a largo plazo resulta ser mucho más costoso.
Un ejemplo común es cuando equipo de desarrolladores crea su propio CRM para administrar clientes y cobros, en vez de contratar uno de los cientos de empresas que ofrecen ese servicio. Muchas veces se escudan de que pueden hacerlo mucho mejor y adaptado a su negocio de lo que pueden obtener de afuera. En esto fallan al no consideran el alto costo de desarrollarlo y mantenerlo (al valorar las HH involucradas) en comparación a la alternativa. Otro ejemplo es de un amigo que en donde trabaja creó y mantiene su propio servicio de administración de emails en vez de contratar GMail o Outlook o muchas otras opciones disponibles.
Por otro lado, en otros casos internalizar puede ser más costo efectivo. Por ejemplo, contratar una agencia de marketing digital puede ser una buena opción para acelerar el crecimiento de tu empresa. Pero si esta es tu principal forma de obtener clientes, a largo plazo se convierte en un gran costo recurrente. Una alternativa es aprender lo más posible sobre el tema y formar un equipo de especialistas que puedan tomar ese rol de forma interna, o encontrar un equilibrio al dividir funciones entre un equipo interno y los servicios de un tercero.
Usa sabiamente tus recursos actuales
Ocupar tus recursos actuales de forma eficiente es clave, pero también hay formas de repensar la forma en que se están ocupando actualmente.
¿Es un desecho o un activo?
El desecho de unos es el tesoro de otros. Empresas ocupan una gran cantidad de recursos diferentes para fabricar productos y entregar servicios, pero pocas veces paramos a analizar si nuestros desechos pueden ser reutilizados por nosotros o revendidos a otras empresas. De la misma forma, ¿existe algún insumo o servicio que puedes adquirir de forma más económica al ser el subproducto de otros? No son preguntas fáciles de responder, pero puede ser un punto de partida para oportunidades de innovación.
Analiza el uso real de los recursos que adquieres
Toda empresa ocupa recursos para su operación, ya sea maquinaria, fabrica, bodega, servidores, autos, etc. La decisión de arrendar, comprar o elegir otras alternativas de uso de estos recursos, no debe ser tomada a la ligera. Depende de cada empresa qué es lo más costo efectivo.
En ocasiones cuando el uso del recurso es esporádico se puede arrendar por hora, así no tienes el costo de la inversión, aunque parezca ser poco eficiente. Pero en otras ocasiones puede convenir comprar el recurso y luego arrendar a terceros los tiempos que no se ocupe, para ello hay que analizar si es un recurso que se pueda sacar provecho en los tiempos en desuso. Depende de ti evaluar qué es mejor en cada situación para bajar costos.
Has que tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito trabajen para ti
Tus recursos financieros obtenidos a través de bancos y otras instituciones financieras permiten operar tu negocio eficientemente. Sin embargo, si no has examinado tus opciones de tarjetas bancarias y de crédito recientemente, es posible que estés perdiendo una cantidad significativa de dinero debido a las tarifas o las altas tasas de interés. Tómate un tiempo para explorar tus opciones y busca lo siguiente:
- Una cuenta bancaria específicamente para propietarios de pequeñas empresas.
- Una tarjeta de crédito comercial con reembolso en efectivo o recompensas que puede usar para su negocio, como millas aéreas.
- Tasas de interés más bajas
- Cuentas corrientes con recompensas por registrarse o gastar una cierta cantidad
- Opciones de punto de venta (PoS) con ventajas integradas
Si no deseas cambiarte a una nueva institución bancaria, llama a tu banco actual y pregunta qué opciones puede ofrecerte. Si tu negocio ha crecido es probable que tu posición de negociar hoy con tu banco sea mucho mejor que cuando comenzaste. Es posible que puedas transferir tu saldo a una nueva tarjeta de crédito con un período de registro sin intereses, reducir tu tasa de interés actual o descubrir que el banco se asocia con un proveedor de punto de venta para ofrecer beneficios a sus clientes.
En resumen
No existe una estrategia que le sirva a todos para bajar costos, y encontrar formas novedosas de hacerlo parte por hacerte las preguntas correctas. Espero que este artículo haya servido como un punto de partido en ese ámbito. Observa los procesos en tu empresa, disecta los recursos que tienes y cómo se ocupan.
Revisa el artículo anterior en esta serie: Sube tus precios.
